Privacyverklaring

De Vereniging Verhuurmakelaars en Vastgoedbeheerders Rotterdam (VVR) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je op een transparante manier hoe wij met jouw gegevens omgaan en welke maatregelen wij treffen om jouw privacy te waarborgen.

VVR verwerkt persoonsgegevens in lijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Jouw persoonsgegevens alleen verwerken voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen.
• Enkel de gegevens verwerken die we nodig hebben om deze doelen te bereiken.
• Jouw toestemming vragen wanneer dat nodig is.
• Passende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen om jouw gegevens te beschermen.
• Jouw gegevens niet delen met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld.
• Je informeren over jouw rechten en deze respecteren.

Als verantwoordelijke partij binnen de VVR kun je bij ons terecht met al jouw vragen of verzoeken rondom privacy. Onze contactgegevens vind je hieronder.

Vereniging Verhuurmakelaars en Vastgoedbeheerders Rotterdam (VVR)

Paradijslaan 1, 3034 SH Rotterdam

KvK-nummer: 94552444

E-mailadres: info@vvrotterdam.nl

Verwerking van persoonsgegevens van klanten en leveranciers

Voor het uitvoeren van onze taken en het onderhouden van contact verwerken wij persoonsgegevens van klanten en leveranciers. Dit doen wij voor:

• Administratie en registratie.
• Het onderhouden van communicatie over de opdracht en uitnodigingen.
• Het uitvoeren van en toezicht houden op overeengekomen opdrachten.

Rechtsgrond

De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op de overeengekomen opdracht tussen jou en VVR.

Type persoonsgegevens

Voor deze doelen kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam (inclusief eventuele tussenvoegsels).
• (Zakelijk) telefoonnummer.
• (Zakelijk) e-mailadres.
• Geslacht.

Bewaartermijn

Deze gegevens worden opgeslagen voor de duur van de overeenkomst en daarna nog 7 jaar in onze financiële administratie, indien nodig voor wettelijke doeleinden.

Verwerking van medewerkersgegevens

Voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst verwerken wij persoonsgegevens van medewerkers. Dit zijn gegevens die we nodig hebben om te voldoen aan onze verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst.

Rechtsgrond

De arbeidsovereenkomst vormt de basis voor deze verwerking.

Type persoonsgegevens

Wij kunnen voor deze verwerking de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Salarisgegevens
• Kopie ID
• BSN-nummer
• Bankgegevens

Bewaartermijn

Deze gegevens worden bewaard zolang de medewerker in dienst is en tot maximaal 7 jaar in de financiële administratie, zoals wettelijk vereist.

Verwerking van persoonsgegevens bij het klachtenmeldpunt

Het klachtenmeldpunt van de VVR biedt woningzoekenden, woningeigenaren en de gemeente de mogelijkheid om klachten in te dienen over aangesloten leden van de VVR. Klachten kunnen bijvoorbeeld gaan over vermeende discriminatie bij woningtoewijzing, onjuiste werkwijze van een makelaar of overtredingen van regels door leden.

Doeleinden van gegevensverwerking

De gegevens worden verwerkt voor:

• Het beoordelen en onderzoeken van de klacht.
• Communicatie over de klacht en eventuele vervolgacties.
• Het registreren van klachten voor kwaliteits- en toezichtdoeleinden binnen de VVR.

Type persoonsgegevens

Voor het behandelen van klachten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam en contactgegevens van de klager.
• Informatie over de aard van de klacht en de betrokken makelaar.
• Eventuele bewijsstukken of documentatie die de klager verstrekt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens met betrekking tot ingediende klachten worden bewaard zolang als nodig is voor de behandeling en afhandeling van de klacht, en daarna volgens de wettelijke bewaarplicht of voor interne analyse- en verbeteringsdoeleinden.

Delen van gegevens met derden

Persoonsgegevens die in het kader van een klacht worden verstrekt, worden in principe niet gedeeld met derden. In sommige gevallen, zoals bij ernstige overtredingen, kan de VVR de klacht doorverwijzen naar een bevoegde instantie. Dit gebeurt uitsluitend na overleg met de klager, tenzij de wet anders voorschrijft.

Verstrekking aan derden

In sommige gevallen kan het nodig zijn om gegevens te delen met externe partijen. Dit gebeurt alleen als het nodig is om de hierboven beschreven doelen te bereiken.

Wij werken bijvoorbeeld samen met externe dienstverleners voor:

• Het onderhouden van een veilige internetomgeving.
• Het verzorgen van onze financiële administratie.

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. VVR verstrekt geen gegevens aan derden buiten de EU, en wij delen jouw gegevens niet met andere partijen tenzij de wet dit van ons vraagt of jij hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Om jouw gegevens te beschermen, heeft VVR passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen. Enkele van deze maatregelen zijn:

• Geheimhoudingsverplichting voor alle medewerkers die toegang hebben tot gegevens.
• Ingesteld wachtwoordbeleid en autorisatie voor systeemtoegang.
• Indien van toepassing, versleuteling en pseudonimisering van gegevens.
• Regelmatige back-ups en testen van onze beveiligingsmaatregelen.
• Bewustmaking en training van medewerkers over de bescherming van persoonsgegevens.

Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Je hebt diverse rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Zo kun je een verzoek indienen om inzage te krijgen in jouw gegevens of om deze te laten corrigeren of verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking of vragen om gegevensoverdracht aan een andere partij. Voor het verwerken van dergelijke verzoeken kunnen wij je vragen om je identiteit te bevestigen.

Als wij jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, heb je altijd het recht om deze toestemming in te trekken.

Vragen of klachten

Heb je vragen over ons privacybeleid of ben je niet tevreden over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op. Komen wij er samen niet uit, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vereniging Verhuurmakelaars en Vastgoedbeheerders Rotterdam (VVR)

Paradijslaan 1, 3034 SH Rotterdam

KvK-nummer: 94552444

E-mailadres: info@vvrotterdam.nl

Laatst vastgesteld op: 9 november 2024